Die Verwaltung der Erbschaft bildet die 4. Phase im Fünf-Phasen-Modell der Willensvollstreckung.1 

Sie beginnt mit dem Abschluss des Steuerinventars und endet mit der Zustimmung sämtlicher Erben zum Erbteilungsvertrag. Die unten gezeigte Checkliste steht hier auch zum Download bereit.

Beginn:    Abschluss Steuerinventar
Ende:    Zustimmung aller Erben zum Erbteilungsvertrag

1.    Involvierte Personengruppen

a.     Ehegatten

• Anerkennung güterrechtlicher Vermögensmassen
• Anerkennung über die Abgeltung güterrechtlicher Ansprüche: Saldoerklärung
• Beachtung der Vorrechte gem. Art. 219, 244 sowie 612a Abs. 2 ZGB

b.     Erben

• Information über das Honorar für die Willensvollstreckung: Modalitäten
• Evtl. Erklärung der Annahme der Erbschaft und Anfechtungsverzicht (Ungültigkeit/Herabsetzung)
• Erbenversammlungen: nach Bedarf
• Information: laufend, gleichzeitig und gleichmässig; agieren statt reagieren!
• evtl. Mediation und Verhandlungen innerhalb Erbengemeinschaft
• Bericht: mindestens einmal jährlich schriftlich orientieren über:
  • Stand des Nachlassvermögens mit Aktiven und Passiven
  • evtl. Steuerausweis per 31.12. des vergangenen Jahres (unverteilte Erbschaft)
  • weiterer Verlauf der Nachlassabwicklung
• Anerkennung der güterrechtlichen Vermögensmassen
• Anerkennung der Abgeltung güterrechtlicher Ansprüche: Saldoerklärung
• Evtl. Anerkennung von Vor- und Nacherbschaftsvermögen: Saldoerklärung
• Evtl. Anpassen der Anlagestrategie des Erblassers (nach Rücksprache)
• Einigung auf Anrechnungswerte (Beteiligungen an Unternehmen, Mobiliar, Liegenschaften)
• Einigung auf den Teilungsvorschlag
• Genehmigung der Liquidations- und Teilungsrechnung
• Zustimmung zum Erbteilungsvertrag
• Saldoerklärung
• Décharge an Willensvollstrecker

c.     Vermächtnisnehmer

• Kontaktieren
• Personalien, Kontaktdaten, Vertretung und Zahlungsinstruktionen
• Erklärung der Annahme der Vermächtnisse
• Sicherstellung der Zahlung der Erbschaftssteuer
• Erfüllung der Vermächtnisse sicherstellen

d.     Nachlassgläubiger

• Evtl. Schuldenruf beantragen
• Erblasserschulden bezahlen (bspw. Gesundheitskosten, Mietzinse, Steuern etc.)
• Todesfall- und übrige Erbgangschulden bezahlen
• Erfüllung lebzeitig abgeschlossener Verträge der Erblasser sicherstellen
• Nur ausgewiesene Forderungen bezahlen
• Nicht ausgewiesene Forderungen bestreiten
• Evtl. gerichtliche Prozesse führen (inkl. SchKG)

e.     Auflage

• Umsetzung der Auflagen sicherstellen

2.     Nachlassvermögen

• Nachlassvermögen analysieren: Struktur, Chancen und Risiken
• Vermögenswerte zu Verkehrswerten (Marktwerte) bewerten, nicht zu Steuerwerten (Beteiligung an Unternehmen, Kunst, Liegenschaften, Schmuck etc.)
• Liquidität laufend planen und kontrollieren
• Rückstellungen bilden für Erbschaftssteuern, Grabunterhalt, übrige Erbgangschulden
• Evtl. Beteiligungen an unverteilten Erbschaften bewerten und evtl. auflösen
• Evtl. Beteiligungen an einfachen Gesellschaften (Ehegattengesellschaft) bewerten

a.     Bankguthaben

• Nachlassabwicklungskonto definieren
• Zahlungen ausführen und überwachen
• Rückzugslimiten beachten: grössere Zahlungen und Saldierungen
• Evtl. Bankguthaben konsolidieren
• Wertschriften: evtl. Vermögensverwaltungsverträge nach Rücksprache mit den Erben kündigen
• Wertschriften: evtl. vorzeitig an Erben übertragen (partielle Erbteilung)
• Wertschriften: evtl. nach Rücksprache mit den Erben verkaufen
• Wertschriften: evtl. risikoreiche Anlagen verkaufen, um drohenden Schaden zu verhindern (Schadenminderung)
• Kreditkartenverträge: kündigen, Ausstand bezahlen oder Guthaben einfordern (Rückerstattung)

b.     Versicherungen

aa.     Krankenkasse: KVG, VVG

• Kostenbeteiligungen prüfen (Arzt- und Spitalrechnungen)
• Leistungsabrechnungen prüfen
• Prämien: Rückerstattung einfordern

bb.     SUVA/private Unfallversicherung: VVG

• Unfalltod: Leistungsansprüche geltend machen (bspw. Hinterbliebenenrenten)
• Evtl. private Versicherungsverträge kündigen (Rückerstattung)

cc.     Gebäude-, Haftpflicht- und Hausratsversicherung: VVG

• Weiterführen oder kündigen
• Zukünftige Versicherungsnehmer definieren
• Prämien: Rückerstattung einfordern
• Evtl. Fahrzeugversicherung kündigen

dd.     1. Säule: AHV, IV, ELG

• Ansprüche auf Witwen-, Witwer- und Waisenrenten prüfen
• Evtl. Ergänzungsleistungen und kantonale Beihilfen nachträglich geltend machen

ee.     2. Säule: BVG

• Ansprüche auf Renten- und Kapitalleistungen prüfen
• Hinterlassenenrenten durch Arbeitgeber klären lassen
• Evtl. Leistungsansprüche geltend machen
• Freizügigkeitsguthaben: evtl. Anfrage bei <www.zentralstelle.ch>

ff.     Säule 3a: VVG und Banksparen

• Leistungsansprüche und Begünstigte prüfen

gg.     Säule 3b: Lebens- und besondere Risikoversicherungen: VVG

• Unterlagen gemäss allgemeinen Versicherungsbestimmungen zusammenstellen
• Leistungsansprüche und Begünstigte prüfen und Erstere evtl. geltend machen
• Modalitäten für Kündigung und Auszahlung prüfen
• Evtl. Rückerstattung von Prämien einfordern

c.     Hausrat und Wertgegenstände (Mobiliar)

• Antiquitäten, Kunst und Schmuck: evtl. Verkehrswert schätzen lassen
• Evtl. vorzeitig an Erben übertragen (partielle Erbteilung)
• Evtl. Lagerung und Versicherungsdeckung prüfen
• Gemietete Telefonapparate, TV-Boxen etc. zurückgeben
• Leasingverträge prüfen (Fahrzeuge)
• Fahrzeuge verkaufen oder an Erben übertragen

d.     Andere Guthaben (Rückerstattungen)

• Guthaben einfordern, nötigenfalls betreiben (SchKG)
• Gefährdete Ansprüche sicherstellen
• Verjährung rechtzeitig unterbrechen
• Gutschriften auf Nachlassabwicklungskonto prüfen
• Abonnemente kündigen (GA, Halbtax, Zeitungen, Zeitschriften etc.)
• Arbeitgeber: Beteiligungen, Boni, Ferien, Lohnfortzahlungen (Art. 338 Abs. 2 OR), Überstunden etc. prüfen
• Kundenkarten kündigen (Cumulus, Globus, Supercard etc.)
• Mitgliedschaften kündigen (ACS, TCS etc.)
• Steuern bezahlen und Rückerstattungen geltend machen (Verrechnungssteuern etc.)
• Verträge kündigen (Fitness-Abos etc.)

e.     Immobilien

• Fremdvermietung: Zahlungseingang für Mietzinse kontrollieren
• Evtl. Zwischennutzung organisieren
• Immobilien verwalten (jährliche Betriebsrechnung, Hauswartung, Hypotheken, Miet- und Pachtverträge, Nachbarrecht, Versicherungen etc.)
• Renovationen:
  • unaufschiebbare Renovationen durchführen lassen und überwachen
  • Umbau- und Erneuerungsarbeiten nur nach Rücksprache mit den Erben in Auftrag geben
  • Steuerfolgen (Umwandlung, gewerbsmässiger Liegenschaftenhandel) beachten
• Heiz- und Nebenkostenabrechnungen erstellen oder prüfen
• Ferienwohnungen: Kurtaxen abrechnen
• Stockwerkeigentum:
  • Protokolle, Reglemente, Erneuerungsfonds prüfen
  • Stockwerkeigentümerversammlung: Erbengemeinschaft vertreten
• Grundbuch: Erbfolgevermerk mit Erbbescheinigung eintragen lassen (Anmeldung)
• Evtl. Schuldbriefe sicherstellen
• Evtl. Verkauf:
  • nur nach Rücksprache mit den Erben: Einigung über den Preis und das Verfahren
  • Einholen aller für den Verkauf erforderlichen Bewilligungen
  • Grundstückgewinnsteuern prüfen und bezahlen
  • Verkauf beim Grundbuchamt anmelden
• Evtl. Übernahme durch Erben:
  • latente Grundstückgewinnsteuern berechnen
  • Verkehrswert nach Rücksprache mit den Erben schätzen lassen
  • Anrechnungswerte: Einigung mit den Erben finden (Betrag oder Verfahren zur verbindlichen Festlegung)
  • evtl. partielle Erbteilung vornehmen
  • Eigentumsübertragung beim Grundbuchamt mit dem (partiellen) Erbteilungsvertrag anmelden
• evtl. Ehegattengesellschaft liquidieren

f.     Beteiligungen an Unternehmen

• Gesellschaftsrechtliche Verhältnisse prüfen
• Zeichnungsberechtigungen beachten (Banken, Geschäftsführung, Verwaltungsrat)
• Sofortmassnahmen, die für den Fortbestand des Unternehmens notwendig sind:
  • evtl. interimistische Stellvertretung organisieren
  • Sicherstellen, dass laufende Aufträge erfüllt werden
  • evtl. Geschäftsführung überwachen, bis die Nachfolge geregelt und vollzogen ist
  • evtl. rechtmässige Bestellung der Organe beim Gericht beantragen
• Mitgliedschaftsrechte der Erben vertreten
• Evtl. verbriefte Mitgliedschaftsrechte ausüben (Aktien)
• Evtl. Unternehmen liquidieren (nach Rücksprache mit den Erben)
• Evtl. Beteiligungen veräussern:
  • nach Rücksprache mit Erben
  • Bewertung in Auftrag geben
  • Abtretungsverträge erstellen oder prüfen
  • Handelsregisterrechtliche Einträge veranlassen (Anmeldung)
• Evtl. Übernahme durch die Erben:
  • nach Rücksprache mit den Erben
  • Anrechnungswerte und -verfahren: Einigung mit den Erben finden
  • evtl. partielle Erbteilung vornehmen
  • Handelsregisterrechtliche Einträge veranlassen (Anmeldung)c

3.     Administration

a.     Erbschaftsverfahren

• Erbbescheinigung in genügender Anzahl beantragen

b.     Steuerverfahren

aa.     Direkte Steuern: Bund, Kanton und Gemeinde

• Steuern Vorjahre: definitive Veranlagung und Zahlung prüfen
• Steuern 1.1 – Todestag: definitive Veranlagung und Zahlung prüfen
• Steuern Todestag bis 31.12. für überlebenden Ehegatten; nur bei separatem Auftrag
• Evtl. Nebensteuerdomizile (bspw. Liegenschaften): Veranlagung und Zahlung prüfen
• Evtl. interkantonale und internationale Steuerausscheidung: Veranlagung und Zahlung prüfen
• Evtl. Nachsteuerverfahren: Veranlagung und Zahlung prüfen
• Schlussrechnungen für die Zeit bis zum Todestag: prüfen, ob alle Steuern rechtskräftig sind und bezahlt wurden

bb.     Steuerausweise unverteilte Erbschaft

• Steuerausweise an Erben:
  • bei mehrjährigen Nachlässen
  • Nachweis über Erträge und Vermögen per 31.12. aus unverteilter Erbschaft

cc.     Erbschaftssteuern

• Vorsicht bei Nachlässen mit Auslandbezug (bspw. US-Wertschriften, Erben mit Wohnsitz im Ausland, Liegenschaften im Ausland)
• Evtl. im Veranlagungsverfahren mitwirken2
• Prov. Erbschaftssteuer-Veranlagung:
  • prüfen und bereinigen
  • alle Abzüge geltend machen
  • Steuerbefreiungen und Freibeträge: mit Beweismitteln geltend machen
  • Liquidität für Bezahlung aus Nachlass sicherstellen
• Definitive Veranlagung prüfen und aus Nachlass bezahlen (Anrechnung an die Erbanteile der Erben und Vermächtnisnehmer)
• Evtl. Nebensteuerdomizile beachten (bspw. Liegenschaften)
• Evtl. Querschenkungen beachten (vor der Unterzeichnung des Erbteilungsvertrags)

dd.     Verrechnungssteuern

• Verrechnungssteuern in Erbfällen ab Todestag zurückfordern (Formular S-167)
• Verjährungsfrist einhalten (drei Jahre)
• Bis zum Stichtag für die Erbteilung einfordern
• Evtl. ausländische Quellensteuern zurückfordern

c.     Nachlassbuchhaltung

• Liquidität monatlich kontrollieren
• Liquidationsrechnung: Einnahmen und Ausgaben per Stichtag erstellen
• Teilungsrechnung: Erbanteile berechnen und bewerten. Zuweisung der Vermögenswerte an die Erben vorschlagen.
• Vermögensausweis per Stichtag für die Erbteilung: Kontrollrechnung erstellen
• Ausnahmsweise auf Nachlassbuchhaltung verzichten:
  • nach Rücksprache mit den Erben
  • bspw. bei Alleinerbschaft, einfachsten Vermögensverhältnissen etc.

d.     Dokumentation

• ID-Kopien: Ehegatten, Erben und Vermächtnisnehmer
• Testamentseröffnungsverfügung (Rechtskraft)
• Erbbescheinigung (Rechtskraft)
• Grundbuchauszüge (Erbfolgevermerk)
• Schlussrechnungen aller involvierten Steuerämter

e.     Digitaler Nachlass

• Anweisungen der Erblasser umsetzen (bspw. Löschung von Daten)
• Evtl. nicht benötigte E-Mail-Konten kündigen
• Evtl. Profile löschen (soziale Netzwerke)
• Evtl. kostenpflichtige Online-Verträge kündigen; Rückerstattung einfordern

f.     Übrige administrative Tätigkeiten

• Besondere Haftungsrisiken prüfen (Übernahmeverschulden) und evtl. Fachpersonen beiziehen:
  • Auslandbezug
  • Buchführung (inkl. Liquidations- und Teilungsrechnung)
  • Immobilien
  • Kunstnachlässe
  • Prozessführung (inkl. SchKG)
  • Unternehmensnachfolge
  • Steuern
  • Vermögensverwaltung
• Grabstein: Kosten sicherstellen
• Grabunterhaltsvertrag: regeln und Kosten sicherstellen
• Mietwohnung/Heimzimmer: rechtzeitig kündigen (inkl. Parkplätze)
  • Räumung und Reinigung organisieren
  • evtl. Nachmieter suchen
  • Wohnung abgeben, Abnahmeprotokoll3  ausstellen lassen
  • Mieterschäden reparieren lassen
  • evtl. Versicherungen kündigen; Rückerstattung einfordern
  • Mieterkaution auflösen; Rückerstattung einfordern
• Elektrizität und Erdgas kündigen
• Fernseh-, Radio-, Telefon- und Internetanschluss abmelden; Rückerstattung einfordern
• Arbeitsverhältnisse auflösen (Gärtner, Haushalthilfe, Reinigung etc.); Rückerstattung einfordern
• Kostenpflichtige Verträge kündigen; Rückerstattung einfordern
• ÖV-Abos kündigen; Rückerstattung einfordern
• Strassenverkehrsamt: Fahrzeug und Halter abmelden
• Telefon, Fernsehen, Internet abmelden; Hardware retournieren; Rückerstattung einfordern
• Telefonbucheinträge anpassen oder löschen
• Vereins- und Genossenschaftsmitgliedschaften kündigen; Rückerstattung einfordern
• Zeitungs- und Zeitschriftenabonnements kündigen; Rückerstattung einfordern

4.     Erbteilungsrelevante Handlungen

• Fristen für Anfechtung (Herabsetzung und Ungültigkeit) beachten
• Teilungsvorschriften beachten
• Evtl. ausgleichungspflichtige Zuwendungen berücksichtigen
• Evtl. herabsetzbare Verfügungen berücksichtigen
• Evtl. Hausrat und Wertgegenstände aufteilen (Realteilung) und Anrechnungswerte mit den Erben vereinbaren
• Evtl. Liegenschaften vorzeitig zuweisen (partielle Erbteilung)
• Evtl. Wertschriften vorzeitig zuweisen (partielle Erbteilung)
• Evtl. Akontozahlungen an Erben vornehmen
• Stichtag für die Erbteilung mit den Erben vereinbaren
• Teilungsvorschlag von den Erben genehmigen lassen
• Erbteilungsvertrag entwerfen und mit Erben bereinigen
• Unterzeichnungs- und Zustimmungsverfahren mit den Erben regeln
• Zustimmung zum Erbteilungsvertrag (inkl. Liquidations- und Teilungsrechnung) bei allen Erben einholen
  • bei Immobilien im Nachlass: beglaubigte Unterschriften aller Erben
  • bei juristischen Personen als Erben: rechtsgültige Unterschrift gemäss HR-Auszug
  • bei unmündigen Erben: evtl. Zustimmung des Teilungsbeistands bzw. der KESB

Dies ist ein Auszug aus dem Werk «Die Willensvollstreckung in fünf Phasen» von Marc’Antonio Iten. Hier (Link ist extern) finden Sie weitere Informationen dazu.

• 1. N 199.
• 2. Kantonale Übersicht im Anhang (Steuerverfahren).
• 3. Vgl. Merkblatt für Wohnungsabgabe des HEV.